KI-Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen
Posteingang sortieren, Rechnungen erfassen, Angebote vorbereiten, Termine koordinieren: Wiederkehrende Handgriffe laufen als Workflow weiter, in den Systemen, die Sie schon nutzen. Kritische Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Und der Freitagabend gehört wieder Ihnen.
Was sich automatisieren lässt
Überall dort, wo dieselbe Arbeit immer wieder gleich erledigt wird und die Daten schon digital vorliegen.
- Posteingang sortieren
- Anfrage, Bestellung, Rechnung oder Bewerbung: Eingehende E-Mails werden erkannt, zugeordnet und an die richtige Person weitergeleitet. Wichtiges landet nicht mehr zwischen Newslettern.
- Rechnungen und Belege erfassen
- PDF oder Foto kommt rein, Absender, Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit kommen strukturiert heraus und landen in der Buchhaltung statt in einer Abtipp-Liste.
- Angebote vorbereiten
- Aus einer Anfrage per Mail oder Formular entsteht ein Entwurf mit Positionen und Preisen aus Ihrer Preisliste. Sie prüfen, passen an und schicken raus.
- Termine koordinieren
- Anfrage, freier Slot, Bestätigung, Erinnerung am Vortag – ohne dass jemand zwischen Kalender und Postfach hin- und herspringt.
- Dokumente erzeugen
- Verträge, Protokolle, Übergabeberichte: Vorlage plus Daten ergibt das fertige Dokument, immer im gleichen Format und richtig abgelegt.
- Daten zwischen Systemen
- Website-Formular ins CRM, CRM in die Warenwirtschaft, Warenwirtschaft in den Monatsbericht – ohne Copy-und-Paste dazwischen.
Beispiel: der Rechnungseingang
- 1 Eingang Die Rechnung kommt als PDF per Mail, über ein Formular oder als Foto vom Handy.
- 2 Erkennen Absender, Betrag, Rechnungsnummer und Frist werden ausgelesen und mit bekannten Lieferanten abgeglichen.
- 3 Freigabe Sie sehen die erkannten Daten und bestätigen mit einem Klick. Die einzige Stelle, an der noch jemand entscheidet.
- 4 Eintragen Die Daten landen in Ihrer Buchhaltung, der Beleg im Archiv, die Frist im Kalender.
So gehe ich vor
- Prozessaufnahme
- Ich schaue mir an, wo Zeit durch manuelle Wiederholung verloren geht und was sich zuverlässig automatisieren lässt. Ehrlich auch dann, wenn sich ein Ablauf nicht lohnt.
- Workflow bauen
- Von der eingehenden E-Mail oder dem Dokument bis zum fertigen Ergebnis in Ihrem System, ohne dass jemand von Hand nachfasst.
- Anbindung an Ihre Systeme
- Buchhaltung, CRM, Warenwirtschaft, Kalender, Postfach: Der Workflow schreibt dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten. Neue Software brauchen Sie in der Regel nicht.
- Wartung und Anpassung
- Abläufe ändern sich. Ich betreue den Workflow weiter und passen ihn an, wenn sich in Ihrem Betrieb etwas verschiebt.
Kontrolle und Datenschutz
KI ist ein Werkzeug im Ablauf, kein Ersatz für Ihre Entscheidung.
- Freigabe statt Blindflug
- Kritische Schritte wie Zahlungen, Kundenkommunikation oder Buchungen laufen mit Freigabe statt vollautomatisch.
- Nachvollziehbar
- Jeder Durchlauf ist protokolliert: was eingegangen ist, was erkannt wurde, wer freigegeben hat.
- Daten in der EU
- Ich wähle Anbieter, die in der EU verarbeiten und Ihre Inhalte nicht zum Training verwenden. Wo ein Modell das nicht hergibt, sage ich es vor dem Bauen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließe ich mit ab.
Was eine Automatisierung kostet
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie unterschiedlich die eingehenden Daten aussehen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit festem Preis und festem Termin.
Erstgespräch vereinbaren
Sagen Sie kurz, worum es geht: neue Website, Relaunch oder ein Ablauf, der zu viel Zeit kostet. Das Gespräch kostet nichts und dauert etwa eine halbe Stunde.
Am schnellsten geht ein Anruf. Wenn niemand rangeht, sprechen Sie auf die Mailbox – ich melde mich in der Regel am selben Tag. Auf E-Mails antworte ich in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.