E-Rechnungspflicht 2027: Was kleine Betriebe jetzt tun müssen

Zum Jahreswechsel endet für viele Betriebe die Zeit der PDF-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 gilt das für fast alle. Empfangen können muss sie schon heute jeder Betrieb.

Dieser Artikel fasst zusammen, was gilt, wer ausgenommen ist und wo es in der Praxis hakt. Die Rechtslage stammt aus den Schreiben und FAQ des Bundesfinanzministeriums, die Praxiszahlen aus einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben. Am Ende steht, was Sie jetzt vorbereiten sollten und wobei ich Ihnen die Arbeit abnehmen kann.

Was wann gilt

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Sie wird in Stufen eingeführt:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ein Recht, stattdessen Papier oder PDF zu verlangen, haben Sie nicht.
• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden.
• Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 weiter Papierrechnungen schreiben, PDF-Rechnungen wie bisher nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen. Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen noch über bestehende EDI-Verfahren ausgetauscht werden, die nicht der Norm entsprechen.

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026, nicht der Gewinn. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte das jetzt mit dem Steuerberater klären und nicht erst im Januar.

Wird die Frist verschoben?

Ende August 2026 hat der ZDH gefordert, die Pflicht für größere Betriebe um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Die Begründung: Die überarbeitete Norm EN 16931 und die verbindliche Zuordnung der Rechnungsangaben zu den Datenfeldern will die EU-Kommission erst im zweiten Halbjahr 2026 veröffentlichen. Softwareanbieter könnten ihre Programme deshalb nicht rechtzeitig fertigstellen. Der Sächsische Handwerkstag hat sich der Forderung angeschlossen.

„Erst Spielregeln festlegen, dann starten.“

Zentralverband des Deutschen Handwerks, August 2026

Beschlossen ist eine Verschiebung bisher nicht (Stand 1. November 2026). Planen Sie deshalb mit dem 1. Januar 2027. Wer vorbereitet ist, verliert nichts, wenn die Frist doch noch fällt.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, das sich automatisch verarbeiten lässt. Das Bundesfinanzministerium nennt zwei Formate:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Ohne passende Software sieht sie für Menschen aus wie Datensalat.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben fehlen.

Ein gewöhnliches PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Bei ZUGFeRD zählt allein der XML-Teil. Weicht das sichtbare PDF davon ab, etwa bei Betrag oder Steuer, kann das nach § 14c UStG sogar eine zusätzliche Steuerschuld auslösen.

Wer eine XRechnung ohne passende Software lesen will, kann sie im kostenlosen Visualisierungsdienst der Finanzverwaltung unter erechnung.elster.de öffnen. Für Einzelfälle reicht das, für den laufenden Betrieb nicht.

Wer ausgenommen ist

• Rechnungen an Privatkunden. Für Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht, weder 2027 noch 2028. Papier und PDF bleiben erlaubt.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, etwa ein Kassenbon im Baumarkt.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
• Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Für viele Handwerksbetriebe heißt das: Es gibt zwei Wege nebeneinander. Die Badsanierung für den Hausbesitzer wird weiter wie bisher abgerechnet, die Arbeit für die Hausverwaltung, den Generalunternehmer oder den Gewerbekunden als E-Rechnung. Bei Arbeiten am Haus eines Privatkunden gilt dabei unverändert: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten gestellt werden und einen Hinweis enthalten, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Die Rechnungssoftware muss also wissen, wer Privat- und wer Geschäftskunde ist.

Abschlags- und Schlussrechnungen im Handwerk

Im Handwerk wird selten mit einer einzigen Rechnung abgerechnet. Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen an Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht genauso wie für die Schlussrechnung. Das betrifft vor allem Bau- und Ausbaugewerke, die über Wochen an einem Objekt arbeiten.

• Abschlagsrechnungen: Jede Abschlagsrechnung an einen Geschäftskunden muss ab der jeweiligen Stufe als E-Rechnung gehen, nicht erst die Schlussrechnung.
• Schlussrechnung: Sie muss die bereits gezahlten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abziehen. In der E-Rechnung müssen diese Beträge im strukturierten Teil stehen, nicht nur als Text im PDF. Sonst passt die Rechnung beim Empfänger nicht zu seinen Buchungen.
• Bauleistungen an andere Baubetriebe: Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen Generalunternehmer, schuldet nach § 13b UStG der Auftraggeber die Umsatzsteuer, wenn er selbst Bauleistungen erbringt, etwa als Generalunternehmer. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. In der E-Rechnung braucht das die passende Steuerkategorie, sonst schlägt die Prüfung beim Empfänger an.
• Öffentliche Auftraggeber: Der Bund verlangt E-Rechnungen schon heute, viele Länder und Kommunen ebenfalls oder nehmen sie zumindest an, meist über ein Portal und mit einer Leitweg-ID, die der Auftraggeber mitteilt. Wer für Schulen oder Ämter arbeitet, kennt das oft schon.

Wo es in der Praxis hakt

Im Januar und Februar 2026 hat der ZDH 1.926 Handwerksbetriebe aus 52 Handwerkskammern zur E-Rechnung befragt. Die Betriebe bekamen 2025 im Schnitt rund 1.200 Eingangsrechnungen, etwa die Hälfte davon schon als E-Rechnung. Das Ergebnis:

• 47 Prozent empfinden E-Rechnungen als aufwendiger als PDF-Rechnungen, nur 10 Prozent als einfacher.
• Rund zwei Drittel haben Probleme beim Empfang: Dateien, die sich nicht prüfen lassen, Daten, die sich nicht auslesen lassen, und ZUGFeRD-Rechnungen, bei denen PDF und XML nicht übereinstimmen.
• Nur gut ein Drittel stellt selbst schon E-Rechnungen aus. Knapp die Hälfte der übrigen will erst im zweiten Halbjahr 2027 umstellen.
• Nur ein Drittel archiviert E-Rechnungen in einem GoBD-konformen System.
• Die Einführung kostet im Schnitt knapp 3.000 Euro, der laufende Betrieb rund 800 Euro im Jahr.

„Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird.“

Holger Schwannecke, Generalsekretär des ZDH

Die Ursache sieht der ZDH vor allem in Software, die die Norm nicht korrekt umsetzt. Steuerlich trägt die Folgen trotzdem der Betrieb, der die Rechnung ausstellt oder die Vorsteuer daraus zieht.

„Das kostet Zeit, verzögert Zahlungen und kann zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen.“

Uwe Nostitz, Präsident des Sächsischen Handwerkstags

Fehlerhafte E-Rechnungen kosten Vorsteuer

Im Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium in einem zweiten Schreiben festgelegt, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umzugehen ist. Es unterscheidet drei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Norm, etwa weil das Format falsch ist oder technische Pflichtfelder fehlen. Dann liegt keine E-Rechnung vor. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist der Vorsteuerabzug daraus ausgeschlossen.
• Geschäftsregelfehler: Die Datei verstößt gegen eine Regel der Norm, etwa weil der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt. Steuerlich relevant wird das, wenn eine Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz betroffen ist.
• Inhaltsfehler: Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG fehlen oder sind falsch. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, wie bisher bei Papierrechnungen auch.

Für Sie als Empfänger heißt das: Eingehende E-Rechnungen sollten technisch geprüft werden, bevor sie gebucht und bezahlt werden. Für Format und Geschäftsregeln dürfen Sie sich laut BMF grundsätzlich auf das Ergebnis eines sorgfältig ausgewählten und richtig eingesetzten Prüfwerkzeugs verlassen. Die inhaltliche Prüfung, ob Leistung, Betrag und Angaben stimmen, ersetzt es nicht. Für Sie als Absender heißt es: Jede Rechnung, die Sie verschicken, sollte vor dem Versand gegen die Norm geprüft sein, sonst bekommen Sie sie zurück und warten länger auf Ihr Geld.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen acht Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz im Original, also die XML-Datei oder das vollständige ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF reicht nicht. Steuerlich genügt es laut BMF, den XML-Teil unverändert zu speichern. Für die Buchhaltung insgesamt gelten weiter die GoBD. Wie Ihre Ablage aussehen soll, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Woran Sie taugliche Rechnungssoftware erkennen

Fast jedes Programm wirbt inzwischen mit „E-Rechnung“. Ob es für Ihren Betrieb reicht, zeigen diese Fragen:

• Welche Formate? XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 (früher COMFORT) oder höher. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• Prüft es vor dem Versand? Eine eingebaute Prüfung gegen die Norm verhindert, dass Rechnungen zurückkommen.
• Unterscheidet es Kunden? Geschäftskunden bekommen die E-Rechnung, Privatkunden das gewohnte PDF, ohne dass Sie jedes Mal daran denken müssen.
• Kann es Abschläge? Abschlags- und Schlussrechnungen mit korrekt abgezogenen Abschlägen, und Rechnungen nach § 13b UStG.
• Kann es empfangen? Eingehende XRechnungen lesbar anzeigen, prüfen und die Daten übernehmen, statt dass Sie sie abtippen.
• Wo bleibt das Original? Die XML-Datei muss unverändert archiviert werden, nicht nur ein daraus erzeugtes PDF.
• Kommt Ihr Steuerberater an die Daten? Eine Schnittstelle zu DATEV oder der Buchhaltung, die Ihr Steuerberater nutzt, spart doppelte Arbeit.

Was Sie jetzt tun sollten

• Umsatz 2026 prüfen. Liegen Sie über 800.000 Euro, müssen Sie ab Januar E-Rechnungen ausstellen. Darunter haben Sie Zeit bis Ende 2027, aber nicht länger.
• Kunden einteilen. Welche Rechnungen gehen an Unternehmen, welche an Privatleute, welche an öffentliche Auftraggeber? Für Behörden gelten eigene Regeln, oft mit Leitweg-ID.
• Rechnungssoftware prüfen. Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugen? Schicken Sie eine Testrechnung an Ihren Steuerberater oder einen Geschäftskunden, bevor es ernst wird.
• Eingang regeln. Eine feste Adresse wie rechnung@ihrbetrieb.de, die Sie Lieferanten mitteilen, verhindert, dass E-Rechnungen in persönlichen Postfächern untergehen.
• Ablage klären. Wo landet die XML-Datei, und finden Sie sie in acht Jahren wieder?

Wobei ich Ihnen helfe

Ich berate nicht in Steuerfragen. Ob und ab wann die Pflicht für Ihren Betrieb gilt und welche Angaben eine Rechnung steuerlich braucht, klärt Ihr Steuerberater. Die Technik dahinter, also wie Rechnungen reinkommen, geprüft, weitergegeben und abgelegt werden, ist mein Fach. Konkret:

Technische Bestandsaufnahme im Erstgespräch

Ich gehe mit Ihnen durch, auf welchen Wegen Rechnungen bei Ihnen ein- und ausgehen, welche Software Sie nutzen und was technisch fehlt, um E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen, zu erzeugen und abzulegen. Danach wissen Sie, was technisch zu tun ist. Das Gespräch kostet nichts.

Rechnungseingang, der E-Rechnungen versteht

Zwei Drittel der Betriebe haben laut ZDH Probleme beim Empfang. Ich baue einen Rechnungseingang, der E-Rechnungen, ZUGFeRD-PDFs und gewöhnliche PDF-Rechnungen an einer Stelle sammelt, die Daten ausliest, die Datei gegen die Norm prüft und Auffälligkeiten markiert: abweichende Beträge zwischen PDF und XML, doppelte Rechnungsnummern, eine geänderte Bankverbindung. Sie sehen die Rechnung lesbar neben den erkannten Daten und geben mit einem Klick frei. Danach gehen die Daten an DATEV, Lexware Office oder sevDesk, und das Original wird unverändert abgelegt. Wie das im Detail funktioniert, steht im Artikel Rechnungseingang automatisieren.

Rechnungsausgang aus Shop und eigenen Programmen

Wo Rechnungen nicht aus einer fertigen Buchhaltungssoftware kommen, sondern aus einem Online-Shop, einem Kundenportal oder einer eigenen Anwendung, baue ich die Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 ein. Jede Datei wird vor dem Versand technisch gegen die Norm geprüft, und anhand Ihrer Kundendaten geht an Geschäftskunden die E-Rechnung, an Privatkunden das gewohnte PDF. Mehr dazu unter Webentwicklung und KI-Automatisierung.

Sie bekommen vorher ein schriftliches Angebot mit festem Preis und festem Termin. Und wenn sich bei Ihrem Rechnungsvolumen eine eigene Lösung nicht lohnt, sage ich Ihnen das und empfehle, was stattdessen reicht.

Häufige Fragen

Reicht es ab 2027, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?

Bei einem Umsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026 nicht: Rechnungen an andere Unternehmen müssen dann E-Rechnungen sein. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Muss ich Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht. Papier und PDF bleiben erlaubt.

Gilt die Pflicht auch für Abschlagsrechnungen?

Ja. Abschlags- und Anzahlungsrechnungen an Unternehmen fallen genauso darunter wie die Schlussrechnung.

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht noch PDF-Rechnungen schreibe?

Die Rechnung gilt dann nicht als ordnungsgemäß. Ihr Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird die Rechnung deshalb oft zurückweisen. Sie warten länger auf Ihr Geld. Was das steuerlich für Sie bedeutet, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Für den Empfang ja. Danach müssen Sie die Rechnung aber lesen, prüfen und die XML-Datei unverändert aufbewahren. Dafür brauchen Sie passende Software.

Wie öffne ich eine XRechnung ohne Software?

Im kostenlosen Visualisierungsdienst der Finanzverwaltung unter erechnung.elster.de. Für Einzelfälle reicht das, für den laufenden Betrieb nicht.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 1. November 2026.

Quellen

• § 14 UStG, § 14b UStG und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln)
• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• Bundesfinanzministerium: Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (15. Oktober 2025)
• PwC: Zusammenfassung des ersten BMF-Schreibens zur E-Rechnung (15. Oktober 2024)
• Grant Thornton: Das neue BMF-Schreiben im Überblick (Fehlerarten, Vorsteuerabzug, Aufbewahrung)
• DIHK: E-Rechnung im Geschäftsverkehr (aktualisiert März 2026)
• ZDH: Umfrageergebnisse E-Rechnung (Mai 2026, 1.926 Betriebe)
• Handwerksblatt: ZDH-Umfrage zur E-Rechnung (Mai 2026, Zitat Holger Schwannecke)
• ZDH: Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028 (August 2026)
• Deutsche Handwerks Zeitung: Handwerk fordert ein Jahr Aufschub (Oktober 2026, Zitat Uwe Nostitz)