Büro statt Feierabend: Was kleine Handwerksbetriebe im Alltag ausbremst

Tagsüber auf der Baustelle, abends am Küchentisch: Angebote schreiben, Stundenzettel abtippen, Belege sortieren, Rückrufe nachholen. Für viele Inhaber kleiner Handwerksbetriebe beginnt nach dem Feierabend die zweite Schicht. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks stellt fest, dass Betriebe „zunehmend mehr Zeit mit der Bewältigung administrativer Anforderungen als mit der Ausübung ihres Handwerks“ verbringen.

Dieser Artikel zeigt, was kleine Betriebe im Alltag ausbremst: wachsende Bürokratie, Papier und doppelte Erfassung, Anrufe, die keiner annehmen kann, und neue Pflichten wie die E-Rechnung. Die Zahlen stammen aus Umfragen von ZDH, Handwerkskammern und Bitkom. Am Ende steht, wo kleine Schritte viel bringen.

Bürokratie wächst schneller als der Betrieb

Im ersten Quartal 2023 haben der ZDH und die Handwerkskammern über 10.600 Betriebe zur Bürokratie befragt. Das Ergebnis:

• 74 Prozent sagen, der Aufwand ist in den letzten fünf Jahren gestiegen.
• 76 Prozent belastet vor allem die ständige Anpassung an neue Vorschriften, 54 Prozent nennen Nachweis- und Dokumentationspflichten.
• 58 Prozent finden, dass die Selbstständigkeit im Handwerk dadurch zunehmend unattraktiv wird.

Wie viel Zeit das kostet, zeigt eine Umfrage der Handwerkskammer Dortmund unter rund 700 Betrieben aus dem Herbst 2023: Jeder zweite Betrieb verbringt mehr als fünf Stunden zusätzlich pro Woche mit bürokratischen Aufgaben. 17 Prozent verzichten deshalb sogar darauf, weitere Mitarbeiter einzustellen. In Brandenburg gaben fast 70 Prozent der Betriebe an, dass ihnen dadurch Zeit für Aufträge fehlt, und 47 Prozent müssen ihre Leistungen verteuern.

„Handwerkerinnen und Handwerker wollen ihre Arbeit beim Kunden machen und nicht als Haupttätigkeit am Schreibtisch sitzen.“

Tobias Mehlich, Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer Ulm

Papier, Abtippen, doppelte Arbeit

Ein großer Teil der Büroarbeit entsteht nicht durch Vorschriften, sondern durch Medienbrüche. Der Stundenzettel wird auf der Baustelle von Hand ausgefüllt und abends abgetippt. Das Aufmaß steht auf einem Block und muss ins Angebot übertragen werden. Belege sammeln sich im Handschuhfach und gehen einmal im Monat in einem Schuhkarton zum Steuerberater. Jede dieser Übertragungen kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

Laut der Bitkom-Studie zur Digitalisierung des Handwerks von 2025 mit 504 befragten Betrieben bietet zwar die große Mehrheit mindestens einen digitalen Service an, am häufigsten den Versand von Angeboten (68 Prozent) und Rechnungen (62 Prozent) per E-Mail. Gleichzeitig nutzen 77 Prozent noch Briefpost und 26 Prozent das Fax. Ihren eigenen Digitalisierungsstand bewerten die Betriebe im Schnitt mit der Schulnote 3.

Keine Zeit, sich um Entlastung zu kümmern

Das Paradoxe: Wer am meisten Entlastung bräuchte, hat am wenigsten Zeit, sich darum zu kümmern. In der Bitkom-Studie sagen 72 Prozent der Betriebe, sie hätten zu viel zu tun, um sich mit Digitalisierung zu beschäftigen. 58 Prozent wissen nach eigener Aussage nicht, welche Technologien und Einsatzmöglichkeiten es überhaupt gibt, und 59 Prozent glauben, digitale Anwendungen lohnten sich nur für größere Betriebe. Als Hürden nennen sie vor allem hohe Investitionskosten (69 Prozent) und mangelnde Praxisreife (57 Prozent).

Dabei ist die Einstellung positiv: 89 Prozent sehen die Digitalisierung als Chance, 76 Prozent erwarten Zeitersparnis. Es fehlt also nicht am Willen, sondern an Zeit und Überblick.

Das Telefon klingelt auf der Baustelle

Wer auf dem Dach steht oder unter einer Spüle liegt, kann nicht ans Telefon gehen. Für Kunden sieht das anders aus: Sie erreichen niemanden und rufen den nächsten Betrieb an. Wie groß die Lücke ist, zeigt ein Test der Vermittlungsplattform Aroundhome aus dem Frühjahr 2026. Sie hat je 100 Anfragen an Betriebe aus fünf Gewerken in den zehn größten deutschen Städten geschickt:

• Fensterbauer antworteten auf 76 von 100 Anfragen, Heizungsbauer auf 57, Solartechniker auf 56, Trockenbauer auf 54.
• Dachdecker antworteten nur auf 37 Anfragen, einen konkreten Termin boten sie in der ersten Antwort nur 7-mal an.

Der Test bildet Großstädte und volle Auftragsbücher ab, nicht jeden Betrieb. Er zeigt aber, wie viele Anfragen unbeantwortet bleiben. Jede davon kann ein Auftrag sein, der zur Konkurrenz geht, oder ein Kunde, der später nicht wiederkommt.

Neue Pflichten: die E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle anderen ebenfalls (Details im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2027). Eine ZDH-Umfrage unter knapp 2.000 Betrieben vom Anfang 2026 zeigt, dass das im Alltag noch hakt:

• 47 Prozent empfinden Empfang und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei PDF-Rechnungen.
• Jeder dritte Betrieb hat Probleme beim Auslesen der Dateien.
• Nur ein Drittel archiviert die Rechnungen GoBD-konform.
• Die Einführung kostet im Schnitt knapp 3.000 Euro, der laufende Betrieb rund 800 Euro im Jahr.

„Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand.“

Holger Schwannecke, Generalsekretär des ZDH

Richtig eingerichtet kann die E-Rechnung allerdings Arbeit sparen, weil die Daten nicht mehr abgetippt werden müssen. Wie das geht, steht im Artikel Rechnungseingang automatisieren.

Der Fachkräftemangel verschärft alles

83 Prozent der Betriebe in der Bitkom-Studie fehlen Auszubildende, 75 Prozent Fachkräfte. Jede Stunde, die der Meister im Büro verbringt, fehlt auf der Baustelle, und eine Bürokraft ist für viele kleine Betriebe weder zu finden noch zu bezahlen.

„Der Fachkräftemangel ist das drängendste Problem im deutschen Handwerk.“

Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom

Wo kleine Schritte viel bringen

Gegen Gesetze und Fachkräftemangel kann ein einzelner Betrieb wenig tun. Gegen doppelte Arbeit und verpasste Anfragen schon, oft ohne große Investition:

• Zeiten direkt digital erfassen. Eine Stundenzettel-App auf dem Handy erspart das Abtippen am Abend.
• Belege sofort fotografieren oder E-Rechnungen in ein eigenes Postfach leiten, statt Papier zu sammeln.
• Vorlagen für Angebote mit den häufigsten Positionen anlegen.
• Erreichbarkeit regeln: eine Mailbox-Ansage mit fester Rückrufzeit, eine Rufumleitung oder ein Assistent, der Anliegen aufnimmt.
• Gefunden werden: ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil und eine aktuelle Website, auf der Kunden die wichtigsten Fragen selbst beantwortet finden.

Welcher Schritt sich zuerst lohnt, hängt vom Betrieb ab. Genau dafür ist der Feierabend-Check da.

Quellen

• ZDH: Sonderumfrage Bürokratiebelastung im Handwerk (Befragung 1. Quartal 2023, Bericht Juli 2023)
• Handwerkskammer Dortmund: Sonderumfrage Bürokratiebelastungen im Handwerk (Oktober 2023)
• Handwerksblatt: Bürokratie belastet das brandenburgische Handwerk (Juli 2023)
• Deutsche Handwerks Zeitung: Wie die Bürokratie das Handwerk lähmt (Juni 2023, Zitat Tobias Mehlich)
• Bitkom: Digitalisierung des Handwerks (August 2025, 504 Betriebe)
• Deutsche Handwerks Zeitung: Handwerker-Check, 100 Anfragen pro Gewerk (Mai 2026, Test von Aroundhome)
• Handwerksblatt: ZDH-Umfrage zur E-Rechnung (Mai 2026)